Tietosuojaseloste

Jäsenrekisteri

1 Rekisterin nimi

Palauttamon jäsenrekisteri

2 Rekisterin pitäjä

Palauttamo Oy, Isokatu 1C LT1, 90100 Oulu

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Joni Häikiö, Isokatu 1C LT1, 90100 Oulu, info(at)palauttamo.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Palauttamo Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen Palauttamo Oy:n toimesta. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja Palauttamo Oy:n välillä.

5a Rekisterin tietosisältö

• Asiakkaiden yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Jäsenen ostamat ja/tai tilaamat palvelut
• Maksureskontra
• Loki Palauttamolla käynneistä kerroista

Kaikki rekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä.

Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien Palauttamon asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.

5b Rekisterin ylläpitojärjestelmät

Enkora Oy

6 Säännönmukaiset tietolähteet

• Asiakas itse
• Palauttamo Oy:n kulunvalvontajärjestelmä
• Enkora Oy:n kulunvalvontajärjestelmä

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Enkora Oy:n järjestelmästä siirretään suoraan tietoa Palauttamo Oy:n laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuunottamatta poikkeuksia 1 ja 2. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.

Poikkeus 1: Mikäli Palauttamo Oy on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen Palauttamon jäsenmaksun tai osan siitä, on Palauttamo Oy:llä oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.

8 Tietojen luovutus tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto. Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Palauttamo Oy:n henkilökunnalla.

B. Sähköinen aineisto. Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti.

Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.

10 Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen info@palauttamo.fi

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29).

Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen info@palauttamo.fi.

Muuta

Palauttamo Oy pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta.

---

Kameravalvonnan tietosuojalomake

Laadittu 11.4.2023

1 Rekisterin nimi

Palauttamo Oy:n kameravalvonnan rekisteri

2 Rekisterin pitäjä

Palauttamo Oy, Isokatu 1C LT1, 90100 Oulu

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Joni Häikiö, Isokatu 1C LT1, 90100 Oulu, info(at)palauttamo.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Alueella ja toimitiloissa liikkuvien asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden henkilöiden turvallisuuden varmistaminen
• Omaisuuden suojaaminen
• Rikosten ja ilkivallan sekä turvallisuutta, omaisuutta ja tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisy ja selvittäminen

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeutettu etu
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 § ja 17 §
• Työturvallisuuslaki (738/2002) 27 §

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään valvontakameroiden tallentamaa digitaalista kuvamateriaalia Palauttamo Oy:n toimitiloista. Valvontakamerat eivät tallenna ääntä.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimivat valvontakameroiden tallentama kuvamateriaali.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valvontakameroiden tallenteita käsittelevät rekisterinpitäjän tai sen kameravalvonnan sopimuskumppanin työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää tallennetietojen käsittelyä. Kaikkia tallenteita käsitellään luottamuksellisesti ja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Sopimuskumppaneilla tarkoitetaan kameravalvontapalvelua tuottavia turvallisuusalan yrityksiä tai kiinteistöpalveluiden tuottajia.

Kuvamateriaalit tallentuvat valvontakamerapalveluita tuottavan yrityksen palvelimille.

Valvontakameroiden tallenteita voidaan siirtää viranomaisille (esim. poliisi) lain sallimissa ja edellyttämässä laajuudessa.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tallenteiden palvelimet/kovalevyt sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Käyttöoikeudet tallenteisiin on annettu vain henkilöille, joilla on asemansa puolesta oikeus aineistojen käsittelyyn.

10 Tietojen säilytysaika

Tietojen säilytysaika vaihtelee kamerapalveluntarjoajan mukaan. Tallenteet hävitetään heti, kun ne eivät ole enää tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi. Tallenteita voidaan säilyttää tallennuspaikasta riippuen 30–365 vuorokautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai kirjataan yli. Tästä voidaan poiketa, mikäli tallennetta tarvitaan havaitun rikoksen, ilkivallan tai tapaturman selvittämiseen.

11 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella erilaisia oikeuksia:

• Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta.
• Oikeus tarkastaa omia tietojaan koskevat järjestelmän lokitiedot. Lokitiedoista selviää, kuka rekisteröidyn tietoja on käsitellyt, mitä muutoksia tietoihin on tehty ja milloin.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
• Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena info(at)palauttamo.fi. Pyynnöt ja niiden toteutettavuus arvioidaan tapauskohtaisesti.

Muuta

Palauttamo Oy pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta.